Running peer group meetings (389.74 KB, pdf)
Điều hành buổi họp nhóm cho người đồng cảnh ngộ
Tài liệu này gồm những đề nghị và ý kiến để điều hành những buổi họp cho người đồng cảnh ngộ.
Chọn các điều hợp viên
Trước khi họp, hãy chọn một điều hợp viên để
- Hỗ trợ nhóm
- Điều hành cuộc bàn thảo
- Làm mọi việc khác để buổi họp nhóm được trôi chảy.
Rất tốt nếu vai trò điều hợp được chia sẻ để ai cũng có dịp làm.
Ví dụ
- Luân phiên đảm nhận vai trò
- Để cho thành viên nhóm tập điều hợp chỉ một phần trong buổi họp
Điều hợp viên phải chuẩn bị trước khi họp.
Điều hợp viên có thể có một người phụ giúp.
Chuẩn bị phòng ốc
Chuẩn bị phòng ốc trước buổi họp để mọi người cảm thấy được hội nhập và thoải mái khi chia sẻ.
Ngồi theo vòng tròn để không ai ngồi sau lưng ai.
Điều này có nghĩa là mọi người đều được nhìn thấy nhau và nghe nhau
Bạn cũng có thể cho mọi người ngồi chung quanh một cái bàn.
Bắt đầu buổi họp
Lúc bắt đầu buổi họp, bạn nên
- Chào mừng mọi người đến tham dự buổi họp
- Cho mọi người biết những điều cần thiết như nhà vệ sinh và lối ra nằm ở đâu.
- Cho mọi người biết chương trình buổi họp
- Cho mọi người biết khi nào buổi họp sẽ chấm dứt.
Kiểm tra sơ khởi
Mời mọi người tự giới thiệu mình và trả lời câu hỏi kiểm tra sơ khởi.
Câu hỏi kiểm tra sơ khởi giúp các thành viên của nhóm
- Làm quen với nhau
- Cảm thấy được đón tiếp vui vẻ và thấy mình quan trọng
- Cảm thấy được lắng nghe và được tôn trọng
Ví dụ về các câu hỏi kiểm tra sơ khởi
Có điều gì mà nhóm không biết về bạn?
Điều lệ nhóm
Điều lệ nhóm giúp nhóm làm việc chung với nhau.
Rất tốt khi mọi người đồng ý với nhau về điều lệ nhóm vào ngay buổi họp đầu tiên.
Hảy bảo đảm rằng có người ghi chép xuống những điều lệ của nhóm và báo cho các tham dự viên mới gia nhập nhóm.
Ví dụ về điều lệ nhóm có thể là
- Chỉ một người nói trong một lúc nào đó
- Tắt máy điện thoại di động trước khi họp.
Cuộc bàn thảo
Người điều hợp giúp nhóm bàn thảo về đề tài của nhóm.
Chọn một đề tài mà mọi người đều quan tâm để cho mọi người đều tham gia.
Gợi ý về những điều mà mọi người có thể làm được về đề tài này.
Hãy bảo đảm là mọi người đều có cơ hội nói lên ý kiến của mình và chia sẻ những mẩu chuyện của mình.
Gợi ý
- Không nên để cho ý kiến của bạn bao trùm trong hết buổi bàn thảo
- Hãy nhớ rằng có người không đủ tự tin để phát biểu ngay và họ có thể cần được giúp đỡ
- Hãy dành thì giờ để họ suy nghĩ trước khi trả lời.
Kiểm tra sau cùng
Một cách tốt để chấm dứt mỗi buổi họp là dùng câu hỏi kiểm tra sau cùng
Kiểm tra sau cùng là để kiểm tra xem các thành viên tham dự nhóm cảm thấy thế nào sau buổi họp.
Trước khi buổi họp chấm dứt, người điều hợp buổi họp mời từng người trả lời câu hỏi kiểm tra sau cùng.
Ví dụ cho câu hỏi kiểm tra sau cùng
- Điều gì làm bạn thấy thích thú trong buổi họp hôm nay?
Chấm dứt buổi họp
Đừng quên cho các thành viên biết
- Buổi họp kế tiếp là khi nào và ở đâu
- Các thành viên sẽ được mời đến các buổi họp sau bằng cách nào
- Giữa các buổi họp kế tiếp, các thành viên có thể liên lạc với điều hợp viên bằng cách nào?